17. Gestão de Workflow
17.1 Gestão de Etapas e Workflow
Visão Geral
A funcionalidade Gestão de Workflow permite criar e administrar fluxos de trabalho utilizados pelo sistema, definindo suas etapas, regras de negócio, integrações e permissões de visualização.
Cada workflow representa um processo composto por diversas etapas, que podem controlar evoluções, disponibilidade de unidades, documentação, notificações, integrações com outros módulos e demais comportamentos do sistema.
Importante: Esta funcionalidade é utilizada principalmente para a parametrização dos fluxos de Repasse e Registro, permitindo controlar as etapas desses processos dentro do sistema.
Atenção: A criação e alteração dos workflows dependem de configurações prévias realizadas pela equipe de Suporte da Dommus. Antes de utilizar esta funcionalidade, entre em contato com o Suporte para validar se o ambiente está devidamente configurado.
Antes de começar
Antes de realizar qualquer configuração, é importante observar os seguintes pontos:
- A utilização desta funcionalidade requer configuração prévia realizada pela equipe de Suporte da Dommus;
- As parametrizações realizadas impactam diretamente o funcionamento dos fluxos de Repasse e Registro;
- Recomenda-se que alterações sejam realizadas apenas por usuários responsáveis pela administração dos processos, pois podem afetar a operação do sistema.
Como acessar
Para acessar a funcionalidade:
- Acesse as Configurações;
- Selecione a opção Gestão de Workflow.
Ao acessar a tela serão exibidos todos os workflows cadastrados.
Tela de Gestão de Workflow
Na tela principal é possível:
- Visualizar os workflows cadastrados;
- Criar um novo workflow;
- Editar um workflow;
- Ativar ou inativar um workflow;
- Excluir um workflow.
A tela é composta pelos seguintes elementos:
- Botão Novo Workflow;
- Lista de workflows;
- Coluna de status (Ativo/Inativo);
- Coluna de ações (Editar e Excluir).
Criando um Workflow
Para criar um novo workflow:
- Clique em Novo Workflow.
- Preencha os campos abaixo:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Nome | Sim | Nome que identificará o workflow. |
| Validade (dias) | Não | Define a validade do workflow. |
- Clique em Salvar.
Após salvar, será disponibilizada a seção Etapas do Workflow.
Cadastro de Etapas
Cada workflow pode possuir uma ou mais etapas.
Para cadastrar uma etapa:
- Acesse o workflow desejado;
- Localize a seção Etapas do Workflow;
- Clique em Nova Etapa.
Será aberta a janela de cadastro da etapa.
Campos da Etapa
Informações Gerais
Preencha os campos conforme a necessidade do processo.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Nome | Sim | Nome da etapa. |
| Cor | Não | Cor utilizada para identificação visual da etapa. |
| Marca | Sim | Marca vinculada à etapa. |
| Evolução | Não | Evolução aplicada ao processo. |
| Disponibilidade de Unidade | Não | Define a disponibilidade da unidade. |
| Alterar Documentação | Sim | Define se haverá alteração na documentação. |
| Sigla de Notificação | Não | Sigla utilizada nas notificações. |
| Padrão de E-mail | Não | Modelo de e-mail enviado automaticamente. |
Visualização
É possível definir quais perfis poderão visualizar a etapa através dos campos:
- Visualização na Agenda;
- Visualização no Filtro.
Os campos permitem selecionar um ou mais perfis.
Integração Prospecta
Caso exista integração com o Prospecta, informe:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID do Status da Oportunidade | Identificador do status no Prospecta. |
| ID do Substatus da Oportunidade | Identificador do substatus no Prospecta. |
Integração Conecta
Caso exista integração com o Conecta, informe:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID do Template | Template utilizado pelo Conecta. |
Salvando uma Etapa
Após preencher todas as informações:
- Clique em Salvar Etapa.
Após o salvamento:
- A etapa será vinculada ao workflow;
- Ela ficará disponível na listagem de etapas do fluxo.
Ativando ou Inativando um Workflow
Na tela principal, utilize o botão localizado na coluna Ativo para alterar o status do workflow.
Quando um workflow estiver:
- Ativo: poderá ser utilizado normalmente;
- Inativo: ficará indisponível para utilização.
Excluindo um Workflow
Para excluir um workflow:
- Clique no ícone de lixeira;
- Confirme a exclusão da operação.
Atenção: esta ação é permanente e não poderá ser desfeita.
O que acontece após o cadastro
Após salvar um workflow ou uma etapa:
- As informações são gravadas no sistema;
- O workflow passa a aparecer na listagem;
- As etapas ficam vinculadas ao fluxo;
- As parametrizações passam a ser consideradas pelos processos do sistema;
- As integrações configuradas ficam disponíveis para utilização.
Mensagens do Sistema
Sucesso
| Mensagem | Significado |
|---|---|
| Workflow salvo com sucesso | Workflow criado ou atualizado com sucesso. |
| Etapa salva com sucesso | Etapa cadastrada com sucesso. |
| Status do workflow atualizado | Status alterado com sucesso. |
| Workflow removido com sucesso | Workflow excluído definitivamente. |
Alertas
| Mensagem | Significado |
|---|---|
| Nenhuma etapa cadastrada neste workflow | O workflow ainda não possui etapas cadastradas. |
Boas Práticas
- Salve o workflow antes de iniciar o cadastro das etapas.
- Organize as etapas seguindo a ordem do processo.
- Revise as integrações antes de salvar.
- Configure corretamente os perfis de visualização.
- Antes de excluir um workflow, verifique se ele não está sendo utilizado em processos ativos.
Glossário
| Termo | Definição |
|---|---|
| Workflow | Fluxo que representa um processo dentro do sistema. |
| Etapa | Status pertencente ao workflow. |
| Marca | Agrupador utilizado para organizar as etapas. |
| Evolução | Situação operacional aplicada ao processo. |
Próximo passo
Se o seu objetivo é editar um fluxo já existente de Repasse ou Registro, acesse a documentação:
➡️ Edição de Fluxos de Repasse e Registro
[Clique aqui para a documentação]
17.2 Edição de Fluxos de Repasse e Registro
Visão Geral
Após a configuração inicial do workflow realizada pela equipe de Suporte da Dommus, é possível realizar manutenções nas etapas dos processos de Repasse e Registro, adaptando o fluxo conforme a necessidade da operação.
Nesta funcionalidade é possível:
- Criar novas etapas para Repasse e Registro;
- Alterar a ordem das etapas;
- Editar as informações de uma etapa existente;
- Ativar ou inativar etapas.
Importante: Esta documentação considera que o workflow já está criado e configurado. Caso ainda não tenha realizado a configuração inicial, consulte a documentação Criação de Workflow para Repasse e Registro.
Antes de começar
Antes de realizar qualquer alteração, considere os seguintes pontos:
- O workflow deve estar previamente configurado pela equipe de Suporte da Dommus;
- As alterações realizadas podem impactar diretamente o fluxo operacional dos processos de Repasse e Registro;
- Recomenda-se que as alterações sejam realizadas apenas por usuários responsáveis pela administração dos processos.
Como acessar
- Acesse o módulo Vendas.
- Clique em Gestão de Workflow.
- Localize o workflow que deseja alterar.
- Clique em Editar o Workflow.
Localizando as etapas
Ao acessar o workflow, serão exibidas todas as marcas existentes.
Para editar os processos de Repasse e Registro, localize as seções correspondentes.
Expanda a marca desejada para visualizar todas as etapas cadastradas.
Conhecendo a tela
Dentro das marcas Repasse e Registro, cada etapa possui alguns recursos disponíveis.
Reordenar etapas
Utilize o ícone localizado à esquerda da etapa para arrastá-la até a posição desejada.
A sequência das etapas representa a ordem do fluxo operacional.
Alterar status
Cada etapa pode ser ativada ou inativada individualmente através do botão Ativo/Inativo.
Quando uma etapa estiver:
- Ativa, poderá ser utilizada normalmente no fluxo;
- Inativa, deixará de fazer parte do fluxo operacional.
Menu de ações
Ao clicar no botão de Ações (ícone de engrenagem), serão exibidas as opções disponíveis para a etapa.
Atualmente é possível realizar algumas ações, como por exemplo:
- Editar a etapa;
- Excluir a etapa.
Criando uma nova etapa
Caso seja necessário incluir uma nova etapa no fluxo:
- Localize a marca Repasse ou Registro.
- Clique em Nova Etapa.
Preencha os campos normalmente.
No campo Marca, selecione:
- RE para etapas de Repasse;
- RG para etapas de Registro.
Após preencher todas as informações, clique em Salvar Etapa.
Não é necessário selecionar a Evolução. Todas as informações obrigatórias constam *.
Dica: Em caso de dúvidas sobre a parametrização da etapa, edite uma etapa já existente do mesmo fluxo apenas para consultar suas configurações. Utilize essas informações como referência ao criar a nova etapa, evitando alterações na etapa utilizada para consulta.
Editando uma etapa
Para alterar uma etapa existente:
- Clique em Ações.
- Selecione Editar.
Será aberta a tela de edição.
Nela é possível alterar informações como:
- Nome da etapa;
- Cor;
- Evolução;
- Disponibilidade da unidade;
- Alteração de documentação;
- Padrão de e-mail;
- Visualizações;
- Integrações;
- Demais parametrizações disponíveis.
Após realizar as alterações, clique em Salvar Etapa.
Alterando a ordem das etapas
A ordem das etapas pode ser modificada sempre que necessário.
Para isso:
- Clique sobre o ícone de movimentação da etapa.
- Arraste-a para a posição desejada.
- Solte a etapa.
A nova sequência será considerada pelo fluxo do sistema.
Ativando ou Inativando uma etapa
Caso uma etapa não deva mais ser utilizada, ela poderá ser inativada.
Para isso:
- Localize a etapa desejada.
- Clique em Inativo.
Caso queira disponibilizá-la novamente, clique em Ativo.
Excluindo uma etapa
Caso uma etapa não seja mais necessária:
- Clique em Ações.
- Selecione Excluir.
- Confirme a exclusão.
Atenção: A exclusão é definitiva e pode impactar processos que utilizam essa etapa.
O que acontece após a edição
Após salvar qualquer alteração:
- As informações passam a valer imediatamente;
- O fluxo de Repasse ou Registro utilizará as novas configurações;
- Caso a ordem das etapas seja alterada, o sistema passará a seguir a nova sequência definida.
Boas práticas
- Evite excluir etapas que já tenham sido utilizadas em processos anteriores.
- Antes de inativar uma etapa, confirme que ela não está sendo utilizada em operações em andamento.
- Mantenha uma sequência lógica entre as etapas para facilitar o acompanhamento dos processos.
- Sempre valide as alterações em ambiente de homologação, quando disponível.
Mensagens do Sistema
Sucesso
| Mensagem | Significado |
|---|---|
| Etapa salva com sucesso | A etapa foi criada ou atualizada com sucesso. |
| Status atualizado com sucesso | A etapa foi ativada ou inativada. |
| Etapa removida com sucesso | A etapa foi excluída do workflow. |