17. Gestão de Workflow 17.1 Gestão de Etapas e Workflow Visão Geral A funcionalidade Gestão de Workflow permite criar e administrar fluxos de trabalho utilizados pelo sistema, definindo suas etapas, regras de negócio, integrações e permissões de visualização. Cada workflow representa um processo composto por diversas etapas, que podem controlar evoluções, disponibilidade de unidades, documentação, notificações, integrações com outros módulos e demais comportamentos do sistema. Importante: Esta funcionalidade é utilizada principalmente para a parametrização dos fluxos de Repasse e Registro , permitindo controlar as etapas desses processos dentro do sistema. Atenção: A criação e alteração dos workflows dependem de configurações prévias realizadas pela equipe de Suporte da Dommus. Antes de utilizar esta funcionalidade, entre em contato com o Suporte para validar se o ambiente está devidamente configurado. Antes de começar Antes de realizar qualquer configuração, é importante observar os seguintes pontos: A utilização desta funcionalidade requer configuração prévia realizada pela equipe de Suporte da Dommus ; As parametrizações realizadas impactam diretamente o funcionamento dos fluxos de Repasse e Registro ; Recomenda-se que alterações sejam realizadas apenas por usuários responsáveis pela administração dos processos, pois podem afetar a operação do sistema. Como acessar Para acessar a funcionalidade: Acesse as Configurações ; Selecione a opção  Gestão de Workflow . Ao acessar a tela serão exibidos todos os workflows cadastrados. Tela de Gestão de Workflow Na tela principal é possível: Visualizar os workflows cadastrados; Criar um novo workflow; Editar um workflow; Ativar ou inativar um workflow; Excluir um workflow. A tela é composta pelos seguintes elementos: Botão  Novo Workflow ; Lista de workflows; Coluna de status (Ativo/Inativo); Coluna de ações (Editar e Excluir). Criando um Workflow Para criar um novo workflow: Clique em  Novo Workflow . Preencha os campos abaixo: Campo Obrigatório Descrição Nome Sim Nome que identificará o workflow. Validade (dias) Não Define a validade do workflow. Clique em  Salvar . Após salvar, será disponibilizada a seção  Etapas do Workflow . Cadastro de Etapas Cada workflow pode possuir uma ou mais etapas. Para cadastrar uma etapa: Acesse o workflow desejado; Localize a seção  Etapas do Workflow ; Clique em  Nova Etapa . Será aberta a janela de cadastro da etapa. Campos da Etapa Informações Gerais Preencha os campos conforme a necessidade do processo. Campo Obrigatório Descrição Nome Sim Nome da etapa. Cor Não Cor utilizada para identificação visual da etapa. Marca Sim Marca vinculada à etapa. Evolução Não Evolução aplicada ao processo. Disponibilidade de Unidade Não Define a disponibilidade da unidade. Alterar Documentação Sim Define se haverá alteração na documentação. Sigla de Notificação Não Sigla utilizada nas notificações. Padrão de E-mail Não Modelo de e-mail enviado automaticamente. Visualização É possível definir quais perfis poderão visualizar a etapa através dos campos: Visualização na Agenda; Visualização no Filtro. Os campos permitem selecionar um ou mais perfis. Integração Prospecta Caso exista integração com o Prospecta, informe: Campo Descrição ID do Status da Oportunidade Identificador do status no Prospecta. ID do Substatus da Oportunidade Identificador do substatus no Prospecta. Integração Conecta Caso exista integração com o Conecta, informe: Campo Descrição ID do Template Template utilizado pelo Conecta. Salvando uma Etapa Após preencher todas as informações: Clique em  Salvar Etapa . Após o salvamento: A etapa será vinculada ao workflow; Ela ficará disponível na listagem de etapas do fluxo. Ativando ou Inativando um Workflow Na tela principal, utilize o botão localizado na coluna  Ativo  para alterar o status do workflow. Quando um workflow estiver: Ativo:  poderá ser utilizado normalmente; Inativo:  ficará indisponível para utilização. Excluindo um Workflow Para excluir um workflow: Clique no ícone de lixeira; Confirme a exclusão da operação. Atenção:  esta ação é permanente e não poderá ser desfeita. O que acontece após o cadastro Após salvar um workflow ou uma etapa: As informações são gravadas no sistema; O workflow passa a aparecer na listagem; As etapas ficam vinculadas ao fluxo; As parametrizações passam a ser consideradas pelos processos do sistema; As integrações configuradas ficam disponíveis para utilização. Mensagens do Sistema Sucesso Mensagem Significado Workflow salvo com sucesso Workflow criado ou atualizado com sucesso. Etapa salva com sucesso Etapa cadastrada com sucesso. Status do workflow atualizado Status alterado com sucesso. Workflow removido com sucesso Workflow excluído definitivamente. Alertas Mensagem Significado Nenhuma etapa cadastrada neste workflow O workflow ainda não possui etapas cadastradas. Boas Práticas Salve o workflow antes de iniciar o cadastro das etapas. Organize as etapas seguindo a ordem do processo. Revise as integrações antes de salvar. Configure corretamente os perfis de visualização. Antes de excluir um workflow, verifique se ele não está sendo utilizado em processos ativos. Glossário Termo Definição Workflow Fluxo que representa um processo dentro do sistema. Etapa Status pertencente ao workflow. Marca Agrupador utilizado para organizar as etapas. Evolução Situação operacional aplicada ao processo. Próximo passo Se o seu objetivo é editar um fluxo já existente de Repasse ou Registro , acesse a documentação: ➡️ Edição de Fluxos de Repasse e Registro [ Clique aqui para a documentação ] 17.2 Edição de Fluxos de Repasse e Registro Visão Geral Após a configuração inicial do workflow realizada pela equipe de Suporte da Dommus, é possível realizar manutenções nas etapas dos processos de Repasse e Registro , adaptando o fluxo conforme a necessidade da operação. Nesta funcionalidade é possível: Criar novas etapas para Repasse e Registro; Alterar a ordem das etapas; Editar as informações de uma etapa existente; Ativar ou inativar etapas. Importante: Esta documentação considera que o workflow já está criado e configurado. Caso ainda não tenha realizado a configuração inicial, consulte a documentação Criação de Workflow para Repasse e Registro . Antes de começar Antes de realizar qualquer alteração, considere os seguintes pontos: O workflow deve estar previamente configurado pela equipe de Suporte da Dommus ; As alterações realizadas podem impactar diretamente o fluxo operacional dos processos de Repasse e Registro; Recomenda-se que as alterações sejam realizadas apenas por usuários responsáveis pela administração dos processos. Como acessar Acesse o módulo Vendas . Clique em Gestão de Workflow . Localize o workflow que deseja alterar. Clique em Editar o Workflow . Localizando as etapas Ao acessar o workflow, serão exibidas todas as marcas existentes. Para editar os processos de Repasse e Registro , localize as seções correspondentes. Expanda a marca desejada para visualizar todas as etapas cadastradas. Conhecendo a tela Dentro das marcas Repasse e Registro , cada etapa possui alguns recursos disponíveis. Reordenar etapas Utilize o ícone localizado à esquerda da etapa para arrastá-la até a posição desejada. A sequência das etapas representa a ordem do fluxo operacional. Alterar status Cada etapa pode ser ativada ou inativada individualmente através do botão Ativo/Inativo . Quando uma etapa estiver: Ativa , poderá ser utilizada normalmente no fluxo; Inativa , deixará de fazer parte do fluxo operacional. Menu de ações Ao clicar no botão de Ações (ícone de engrenagem), serão exibidas as opções disponíveis para a etapa. Atualmente é possível realizar algumas ações, como por exemplo: Editar a etapa; Excluir a etapa. Criando uma nova etapa Caso seja necessário incluir uma nova etapa no fluxo: Localize a marca Repasse ou Registro . Clique em Nova Etapa . Preencha os campos normalmente. No campo Marca , selecione: RE para etapas de Repasse; RG para etapas de Registro. Após preencher todas as informações, clique em Salvar Etapa . Não é necessário selecionar a Evolução . Todas as informações obrigatórias constam *.  Dica: Em caso de dúvidas sobre a parametrização da etapa, edite uma etapa já existente do mesmo fluxo apenas para consultar suas configurações. Utilize essas informações como referência ao criar a nova etapa, evitando alterações na etapa utilizada para consulta. Editando uma etapa Para alterar uma etapa existente: Clique em Ações . Selecione Editar . Será aberta a tela de edição. Nela é possível alterar informações como: Nome da etapa; Cor; Evolução; Disponibilidade da unidade; Alteração de documentação; Padrão de e-mail; Visualizações; Integrações; Demais parametrizações disponíveis. Após realizar as alterações, clique em Salvar Etapa . Alterando a ordem das etapas A ordem das etapas pode ser modificada sempre que necessário. Para isso: Clique sobre o ícone de movimentação da etapa. Arraste-a para a posição desejada. Solte a etapa. A nova sequência será considerada pelo fluxo do sistema. Ativando ou Inativando uma etapa Caso uma etapa não deva mais ser utilizada, ela poderá ser inativada. Para isso: Localize a etapa desejada. Clique em Inativo . Caso queira disponibilizá-la novamente, clique em Ativo . Excluindo uma etapa Caso uma etapa não seja mais necessária: Clique em Ações . Selecione Excluir . Confirme a exclusão. Atenção: A exclusão é definitiva e pode impactar processos que utilizam essa etapa. O que acontece após a edição Após salvar qualquer alteração: As informações passam a valer imediatamente; O fluxo de Repasse ou Registro utilizará as novas configurações; Caso a ordem das etapas seja alterada, o sistema passará a seguir a nova sequência definida. Boas práticas Evite excluir etapas que já tenham sido utilizadas em processos anteriores. Antes de inativar uma etapa, confirme que ela não está sendo utilizada em operações em andamento. Mantenha uma sequência lógica entre as etapas para facilitar o acompanhamento dos processos. Sempre valide as alterações em ambiente de homologação, quando disponível. Mensagens do Sistema Sucesso Mensagem Significado Etapa salva com sucesso A etapa foi criada ou atualizada com sucesso. Status atualizado com sucesso A etapa foi ativada ou inativada. Etapa removida com sucesso A etapa foi excluída do workflow.