17.1 Gestão de Etapas e Workflow Visão Geral A funcionalidade Gestão de Workflow permite criar e administrar fluxos de trabalho utilizados pelo sistema, definindo suas etapas, regras de negócio, integrações e permissões de visualização. Cada workflow representa um processo composto por diversas etapas, que podem controlar evoluções, disponibilidade de unidades, documentação, notificações, integrações com outros módulos e demais comportamentos do sistema. Importante: Esta funcionalidade é utilizada principalmente para a parametrização dos fluxos de Repasse e Registro , permitindo controlar as etapas desses processos dentro do sistema. Atenção: A criação e alteração dos workflows dependem de configurações prévias realizadas pela equipe de Suporte da Dommus. Antes de utilizar esta funcionalidade, entre em contato com o Suporte para validar se o ambiente está devidamente configurado. Antes de começar Antes de realizar qualquer configuração, é importante observar os seguintes pontos: A utilização desta funcionalidade requer configuração prévia realizada pela equipe de Suporte da Dommus ; As parametrizações realizadas impactam diretamente o funcionamento dos fluxos de Repasse e Registro ; Recomenda-se que alterações sejam realizadas apenas por usuários responsáveis pela administração dos processos, pois podem afetar a operação do sistema. Como acessar Para acessar a funcionalidade: Acesse as Configurações ; Selecione a opção  Gestão de Workflow . Ao acessar a tela serão exibidos todos os workflows cadastrados. Tela de Gestão de Workflow Na tela principal é possível: Visualizar os workflows cadastrados; Criar um novo workflow; Editar um workflow; Ativar ou inativar um workflow; Excluir um workflow. A tela é composta pelos seguintes elementos: Botão  Novo Workflow ; Lista de workflows; Coluna de status (Ativo/Inativo); Coluna de ações (Editar e Excluir). Criando um Workflow Para criar um novo workflow: Clique em  Novo Workflow . Preencha os campos abaixo: Campo Obrigatório Descrição Nome Sim Nome que identificará o workflow. Validade (dias) Não Define a validade do workflow. Clique em  Salvar . Após salvar, será disponibilizada a seção  Etapas do Workflow . Cadastro de Etapas Cada workflow pode possuir uma ou mais etapas. Para cadastrar uma etapa: Acesse o workflow desejado; Localize a seção  Etapas do Workflow ; Clique em  Nova Etapa . Será aberta a janela de cadastro da etapa. Campos da Etapa Informações Gerais Preencha os campos conforme a necessidade do processo. Campo Obrigatório Descrição Nome Sim Nome da etapa. Cor Não Cor utilizada para identificação visual da etapa. Marca Sim Marca vinculada à etapa. Evolução Não Evolução aplicada ao processo. Disponibilidade de Unidade Não Define a disponibilidade da unidade. Alterar Documentação Sim Define se haverá alteração na documentação. Sigla de Notificação Não Sigla utilizada nas notificações. Padrão de E-mail Não Modelo de e-mail enviado automaticamente. Visualização É possível definir quais perfis poderão visualizar a etapa através dos campos: Visualização na Agenda; Visualização no Filtro. Os campos permitem selecionar um ou mais perfis. Integração Prospecta Caso exista integração com o Prospecta, informe: Campo Descrição ID do Status da Oportunidade Identificador do status no Prospecta. ID do Substatus da Oportunidade Identificador do substatus no Prospecta. Integração Conecta Caso exista integração com o Conecta, informe: Campo Descrição ID do Template Template utilizado pelo Conecta. Salvando uma Etapa Após preencher todas as informações: Clique em  Salvar Etapa . Após o salvamento: A etapa será vinculada ao workflow; Ela ficará disponível na listagem de etapas do fluxo. Ativando ou Inativando um Workflow Na tela principal, utilize o botão localizado na coluna  Ativo  para alterar o status do workflow. Quando um workflow estiver: Ativo:  poderá ser utilizado normalmente; Inativo:  ficará indisponível para utilização. Excluindo um Workflow Para excluir um workflow: Clique no ícone de lixeira; Confirme a exclusão da operação. Atenção:  esta ação é permanente e não poderá ser desfeita. O que acontece após o cadastro Após salvar um workflow ou uma etapa: As informações são gravadas no sistema; O workflow passa a aparecer na listagem; As etapas ficam vinculadas ao fluxo; As parametrizações passam a ser consideradas pelos processos do sistema; As integrações configuradas ficam disponíveis para utilização. Mensagens do Sistema Sucesso Mensagem Significado Workflow salvo com sucesso Workflow criado ou atualizado com sucesso. Etapa salva com sucesso Etapa cadastrada com sucesso. Status do workflow atualizado Status alterado com sucesso. Workflow removido com sucesso Workflow excluído definitivamente. Alertas Mensagem Significado Nenhuma etapa cadastrada neste workflow O workflow ainda não possui etapas cadastradas. Boas Práticas Salve o workflow antes de iniciar o cadastro das etapas. Organize as etapas seguindo a ordem do processo. Revise as integrações antes de salvar. Configure corretamente os perfis de visualização. Antes de excluir um workflow, verifique se ele não está sendo utilizado em processos ativos. Glossário Termo Definição Workflow Fluxo que representa um processo dentro do sistema. Etapa Status pertencente ao workflow. Marca Agrupador utilizado para organizar as etapas. Evolução Situação operacional aplicada ao processo. Próximo passo Se o seu objetivo é editar um fluxo já existente de Repasse ou Registro , acesse a documentação: ➡️ Edição de Fluxos de Repasse e Registro [ Clique aqui para a documentação ]