2. Cadastro de Processo

Neste capítulo, você aprenderá o passo a passo para realizar o Cadastro de Processos na plataforma. Abordaremos desde o preenchimento dos dados iniciais obrigatórios até a vinculação de informações essenciais, garantindo que o seu fluxo de trabalho comece de forma organizada e padronizada.

Tópicos abordados:

2.1 Cadastro de Processo

Cadastro do Processo - Módulo Prospecta
O cadastro de processo no Dommus pode ocorrer de duas formas, dependendo se o cliente possui ou não o módulo Prospecta habilitado.

Quando o cliente possui o módulo Prospecta, todo o rastreamento do lead é realizado por meio desse módulo. Nesse caso, o cadastro do processo deverá ser feito diretamente pela oportunidade.

Para iniciar o cadastro do processo, acesse a tela da Oportunidade e, no lado direito da tela, localize o botão "Documentação e Proposta".

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Ao clicar nesse botão, será possível iniciar o cadastro do processo e dar continuidade às etapas relacionadas à documentação e proposta do cliente.

⚠️Ponto Importante

O botão "Documentação e Proposta" será exibido apenas quando a oportunidade estiver em uma etapa de Atendimento.

Caso a oportunidade esteja em uma das etapas abaixo, essa opção não estará disponível:

Essa regra garante que o processo seja iniciado somente quando a oportunidade estiver em uma fase adequada do fluxo de atendimento.

Cadastro do Processo - Módulo Vende

Caso o cadastro do processo deva ser realizado diretamente pelo módulo Vende, ele deverá ser iniciado por meio da opção "+", localizada no lado direito da tela, na parte superior do processo.

Ao clicar no ícone de "+", será possível iniciar o cadastro de um novo processo e dar continuidade às etapas necessárias.

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Ao clicar, será aberto um modal para preenchimento das informações.

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Preenchimento inicial

Para que os demais campos da tela sejam liberados, é necessário preencher inicialmente:

👉 Esse campo é responsável por identificar o cliente dentro do sistema.

Cliente já cadastrado

Caso o CPF informado já esteja vinculado a um cliente existente, não será possível criar um novo processo diretamente.

Nesses casos, será necessário utilizar a funcionalidade de clonar processo.

A funcionalidade de clonagem de processo deve ser utilizada quando o mesmo cliente já possui um cadastro e irá iniciar uma nova negociação, como na aquisição de outra unidade, seja no mesmo empreendimento ou em empreendimentos diferentes.

👉 Ao utilizar a clonagem, as informações do cliente são reaproveitadas, evitando retrabalho no preenchimento.

Para mais detalhes sobre como realizar esse procedimento, acesse:
[Documentação: Clonagem de Processo]

Observações Importantes

2.1.1 Clonagem de Processo

A clonagem de processo deve ser utilizada quando o cliente já possui um cadastro e deseja iniciar uma nova negociação, como na aquisição de outra unidade.

Como clonar um processo

Primeiro, localize o processo/contrato desejado no sistema.

Em seguida:

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Confirmação da clonagem

Após selecionar a opção, o sistema poderá solicitar uma confirmação.

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Preenchimento das informações

Após a clonagem, uma nova tela será aberta.

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Nessa etapa:

Conclusão

Após o preenchimento:

Observações Importantes

2.2 Aba Cadastro

As abas de um processo são liberadas conforme a evolução do mesmo.

Inicialmente, é necessário preencher os dados obrigatórios para que novas ações, como o envio para análise, sejam habilitadas.

Cadastro de Proponentes

As informações do proponente, bem como o envio de documentos, são realizadas através da opção localizada ao lado do nome do proponente.

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Ao clicar no ícone de engrenagem, serão exibidas as opções:

É através dessas opções que você irá complementar todas as informações necessárias do proponente.

Documentação obrigatória

A inserção da documentação deve ser realizado dentro da opção Documentação, disponível na engrenagem do proponente.

Sem o preenchimento dos dados e envio dos documentos obrigatórios, não será possível avançar para as próximas etapas, como o envio para análise.

Pontos de Atenção

Além da identificação visual nos campos, o sistema também apresenta os itens pendentes na seção de Pontos de Atenção.

Essa área indica tudo o que ainda precisa ser preenchido para dar continuidade ao processo.

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Envio para Análise

Após o preenchimento de todas as informações obrigatórias, incluindo dados cadastrais e documentação dos proponentes, será habilitada na aba Cadastro a opção de Envio para Análise.

Essa opção só ficará disponível quando não houver pendências nos campos obrigatórios.

Ao realizar o envio:

Próximos passos

A continuidade do processo ocorre na etapa de análise de crédito.

👉 Para mais detalhes, acesse:
[2.3 Análise de Crédito]

2.3 Análise de Crédito

Para iniciar a Análise de Crédito do cliente, é necessário que a etapa anterior (Cadastro) esteja devidamente validada.

Validação da documentação

Inicialmente, na aba Cadastro, o time de CCA (Coban) deverá realizar a validação das documentações enviadas.

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Nessa etapa, será possível:

Pontos de Atenção

Liberação da Análise de Crédito

Após a validação da documentação:

Essa aba permitirá a inclusão dos dados financeiros do cliente.

Inserção da Análise de Crédito

Para incluir uma nova análise:

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Preenchimento das informações

Após clicar na opção, será aberto um modal para preenchimento dos dados, como:

Após o preenchimento de todas as informações da análise de crédito, será necessário definir o resultado da análise.

As opções disponíveis são:

  • Aprovada:
    O processo seguirá normalmente para a etapa de negociação
  • Aprovada com pendência:
    Indica que o cliente possui alguma pendência, porém isso não impede o avanço para a negociação
  • Reprovada:
    Indica que o cliente não possui condições financeiras suficientes para prosseguir para a negociação
Após selecionar o status da análise, clique em Adicionar para registrar as informações.

Continuidade do Processo

Estando tudo conforme esperado, após a inserção da análise de crédito:

  • O processo será encaminhado para a etapa de Negociação

👉 Para mais detalhes sobre essa etapa, acesse:
[3.4 Negociação]

Observações Importantes

2.4 Negociação

A etapa de Negociação é onde são definidas as condições comerciais da compra do cliente.

Nessa fase, será selecionada a unidade desejada e estruturado o fluxo de pagamento junto à construtora.

Definição da negociação

Durante essa etapa, você deverá:

O valor a ser pago diretamente à construtora será calculado com base na diferença entre o valor do imóvel e os recursos do cliente.

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Parcela de Sinal

A parcela de Sinal é obrigatória no processo de negociação.

Sem a inclusão da parcela de sinal, não será possível avançar no processo.

Demais parcelas

Após a inclusão da parcela de sinal:

Exemplos:

Basta selecionar e preencher os valores conforme a negociação realizada com o cliente.

Exemplo prático

Para facilitar o entendimento, veja um exemplo:

Valor restante a negociar com a construtora: R$ 80.000

Esse valor pode ser distribuído, por exemplo, da seguinte forma:

Validação do Fluxo de Pagamento

Após a inclusão de todos os valores da negociação, e com o campo “Valores a distribuir” zerado, o fluxo estará pronto para validação.

Para seguir, basta clicar na opção “Validar” e encaminhar o fluxo para análise.

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Possíveis resultados da validação

1. Fluxo Pré-aprovado

Quando o fluxo atende a todos os critérios definidos para o empreendimento, ele é automaticamente pré-aprovado.

Nesse cenário:

2. Fluxo em Condição Especial

Quando o fluxo não atende totalmente às regras configuradas, mas ainda pode ser analisado, ele entra como condição especial.

Nesse caso:

3. Fluxo Bloqueado

Quando o fluxo não atende aos critérios mínimos definidos, ele é bloqueado pelo sistema.

Nessa situação:

💡 Dica: Sempre revise os valores inseridos e as condições do fluxo antes de validar, garantindo maior chance de aprovação automática.

Próximo Passo

Após a validação e aprovação do fluxo de pagamento, o próximo passo será a geração do contrato.

👉 Para mais detalhes sobre essa etapa, acesse:
[2.5 Contrato]

2.5 Contrato

Após a finalização de toda a negociação, o contrato é gerado para ser encaminhado ao cliente para assinatura.

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O modelo contratual enviado trata-se de um documento gerado dentro do próprio Dommus. Caso o seu empreendimento ainda não possua um modelo de contrato de compra e venda configurado, clique aqui para visualizar como realizar essa criação.

Validação do Contrato

Antes de seguir com o envio, é essencial realizar uma pré-validação do contrato, garantindo que todas as informações estejam corretas e de acordo com:

Assinatura Eletrônica

Caso seja utilizada assinatura eletrônica por meio de plataformas integradas ao Dommus, como:

Após a impressão do contrato, será exibida a opção “Solicitar Assinatura”, onde:

⚠️ Importante: A utilização da assinatura eletrônica depende de configuração prévia realizada pelo time de suporte.

Finalização

Após todas as partes envolvidas (vendedores, testemunhas e proponentes) realizarem as assinaturas, o contrato assinado ficará disponível na aba:

“Documentos Assinados”

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2.5.1. Fluxo de Pagamento

O Fluxo de Pagamento é uma aba localizada dentro da aba de contrato do processo, onde é possível visualizar as parcelas da venda do cliente junto à construtora.

Essa visualização apresenta as condições financeiras definidas na negociação, como valores e datas das parcelas.

Essa aba é utilizada apenas para consulta, permitindo acompanhar de forma simples como o pagamento foi estruturado no processo.

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2.5.2. Aditivos

A funcionalidade de Aditivos permite que você realize alterações formais em um contrato já existente. Ela é utilizada para situações que demandam uma formalização jurídica ou financeira, como: renegociação de valores, troca de unidade, alterações em acabamentos (ex: piso diferente) ou qualquer mudança que necessite de um termo oficial assinado pelo cliente.

Esta aba centraliza todo o fluxo de modificação, garantindo que o histórico da alteração seja registrado com segurança.

Como acessar

Para visualizar ou gerenciar os aditivos, siga o caminho dentro do sistema: Processo > Aba Aditivos

Como utilizar

O fluxo de aditivos é dividido em 5 etapas sequenciais para garantir que a solicitação passe por todos os trâmites necessários.

  1. Solicitação: Dentro da aba, clique em "Novo Aditivo". Preencha os detalhes da solicitação (motivo da alteração e considerações) e clique em 'Solicitar Aditivo'.image.png

  2. Autorização: Após a solicitação, o aditivo deve ser aprovado pela gestão ou setor responsável para seguir para a etapa de negociação.

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  3. Renegociação: Nesta etapa, você pode renegociar valores que estejam em aberto. Ao optar por essa ação, o sistema abrirá automaticamente a tela de Negociação para que o novo fluxo de pagamento do cliente seja lançado. Caso não haja renegociação, basta seguir o fluxo normalmente

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  4. Impressão: Com a negociação definida (ou pulada, se não aplicável) e aprovada, gere o termo de aditivo. Clique no botão de impressão para visualizar o documento oficial que será enviado para assinatura

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    Observação: Os modelos disponíveis para impressão são exibidos conforme a configuração do sistema. Se ainda não realizou essa etapa, acesse a documentação de configuração [aqui].

  5. Finalização: Após a assinatura do cliente, retorne ao sistema e marque o aditivo como "Aprovado". Após o aditivo aprovado, automaticamente ele é finalizado.

    image.png

Pontos de atenção

Resultado esperado

Ao finalizar o processo, o contrato original do cliente terá suas informações atualizadas automaticamente conforme o que foi negociado no aditivo, e o documento assinado ficará vinculado ao processo para futuras consultas ou auditorias.

2.5.3. Distrato

A funcionalidade de Distrato é utilizada quando é necessário realizar o encerramento formal de um contrato. Ela permite gerenciar todo o ciclo de rescisão de forma organizada, garantindo que o cancelamento seja registrado com segurança e transparência, desde a solicitação inicial até a finalização e baixa definitiva no sistema.

Como acessar

Para visualizar ou gerenciar os distratos, siga o caminho: Contrato > Aba Distrato

Como utilizar

O fluxo de distrato é dividido em 4 etapas sequenciais para garantir que o encerramento seja executado corretamente:

  1. Solicitação: Dentro da aba, clique em "Novo Distrato". Preencha o motivo do cancelamento e os detalhes da solicitação. 

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  2. Autorização/Reversão: Nesta fase, a gestão analisa o pedido. Se aprovado, o processo segue para a próxima etapa. Caso o pedido precise de ajustes ou não seja aprovado, utiliza-se a opção de "Reversão", que devolve o processo para correção.

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  3. Registro/Geração: Após a autorização, você poderá gerar o termo de distrato e preencher as informações referente aos valores. Clique no botão de impressão para visualizar e emitir o documento oficial para assinatura. 

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    Observação: Os modelos disponíveis para impressão são exibidos conforme a configuração do sistema. Se ainda não realizou essa etapa, acesse a documentação de configuração [aqui].

  4. Finalização: Após a assinatura do documento por todas as partes, marque o distrato como "Aprovado" para encerrar oficialmente o processo. Em seguida, clique em "Liberar Unidade". Nesta etapa, você poderá definir o novo valor de venda e a avaliação da unidade, disponibilizando-a novamente no sistema para um novo cliente.

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Pontos de atenção

Resultado esperado

Ao finalizar o processo, o contrato do cliente será baixado/encerrado oficialmente no sistema, evitando cobranças futuras ou movimentações indevidas, e o documento de distrato assinado ficará salvo no histórico para futuras auditorias.

2.5.4. Comissão

A aba de Comissões é o painel central para o controle financeiro de comissionamento vinculado a um processo. Ela permite visualizar, validar e conferir os valores devidos, além de acompanhar o status de cada parcela (se está a confirmar, validada ou em fase de pagadoria).

Como acessar

Para visualizar as comissões do processo, siga o caminho: Processo > Aba Comissão

Como utilizar

  1. Ao acessar a aba, o sistema exibirá automaticamente o resumo do Total Geral da Comissão com base no valor atual do contrato. 

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  2. Utilize o campo Modelo de Comissão para selecionar a regra aplicada a este caso. Caso precise alterar o modelo, mesmo após o contrato já ter sido gerado, clique em Redefinir e selecione o novo modelo desejado. 

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Pontos de atenção

Resultado esperado

Ao realizar o acompanhamento por esta aba, você garante que todos os valores de comissionamento estejam corretos, validados e prontos para o processamento de pagamento, garantindo transparência financeira, mesmo quando ajustes de

2.6 Financeiro

A aba de Financeiro é o painel de controle para o acompanhamento dos pagamentos do processo. Através dela, é possível verificar o saldo devedor, conferir o status de cada parcela (se está paga ou atrasada) e visualizar a integração do contrato com o sistema ERP da sua empresa (como Sienge, UAU, Siecon, entre outros).

Esta funcionalidade serve para que você tenha total visibilidade da saúde financeira do processo, permitindo uma gestão ágil de recebíveis sem a necessidade de consultar o ERP separadamente.

Como acessar

Para visualizar o financeiro do processo, siga o caminho: Processo > Aba Financeiro

Como utilizar

  1. Ao acessar a aba, o sistema carregará automaticamente as informações financeiras. 

  2. No topo, verifique o campo Contrato de Venda [ERP], que exibe a vinculação direta com o sistema financeiro da construtora. 

  3. Utilize os filtros de Tipo de Parcela e Data de Vencimento para buscar por lançamentos específicos, caso a lista seja extensa. 

  4. A listagem inferior mostra o detalhamento de cada parcela, incluindo valores e datas. Observe a coluna Situação para identificar rapidamente quais parcelas estão Quitadas ou Atrasadas. 

  5. Para ações adicionais, utilize os ícones disponíveis na coluna de Ações ao final de cada linha. 

    image.png

Campos e Configurações

Pontos de atenção

Resultado esperado

Ao utilizar esta aba, você terá uma visão clara, centralizada e em tempo real da situação financeira do contrato, garantindo precisão na gestão dos recebíveis e facilitando a comunicação com o cliente sobre pendências ou quitações.

2.7 Repasse

A aba de Repasse é o painel onde você gerencia as etapas bancárias do processo. Ela permite que você avance o processo conforme as etapas do banco (que são configuráveis), registre informações específicas do repasse e anexe o contrato IF assinado, garantindo que toda a formalização financeira esteja centralizada no sistema.

Como acessar

Para visualizar esta funcionalidade, siga o caminho: Processo > Aba Repasse

Como utilizar

  1. Dentro da aba, verifique o status atual do processo em relação às etapas do banco. 

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  2. Utilize os campos disponíveis para preencher as informações necessárias sobre o repasse.

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  3. Para avançar no fluxo, selecione a próxima etapa configurada para o banco. 

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  4. Localize o campo de upload para inserir o Contrato IF assinado e salve as alterações para concluir a etapa. 

    image.png

Pontos de atenção

Resultado esperado

Ao final deste fluxo, o processo terá avançado para a etapa bancária correspondente e o documento oficial estará devidamente anexado, permitindo que a instituição financeira prossiga com a análise ou liberação do recurso.

2.7.1. Subaba de Documentos para Repasse e Registro

Visão Geral

A funcionalidade Documentos nas etapas de Repasse e Registro permite centralizar o gerenciamento dos arquivos relacionados a essas fases do processo de venda.

Por meio dessa subaba, é possível realizar o upload de documentos, acompanhar seu status, registrar observações e aprovar ou reprovar arquivos, mantendo o histórico das validações diretamente na oportunidade.

Antes de Começar

Para utilizar esta funcionalidade, é necessário:

Como Acessar

  1. Acesse o módulo Vendas.
  2. Abra o processo desejado.
  3. Para gerenciar documentos de repasse:

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  1. Para gerenciar documentos de registro:
    • Acesse a aba Registro;
    • Clique na subaba Documentos.

Entendendo a Tela

Ao acessar a subaba Documentos, o usuário visualizará a interface abaixo:

Os elementos da tela são:

Item Descrição
Status Indica a situação atual do documento, como Pendente, Aprovado ou Reprovado.
Documento Exibe o nome do arquivo anexado e informações do último upload realizado.
Área de upload Permite anexar arquivos por meio do botão Carregar ou arrastando e soltando o arquivo na área indicada.
Motivo Campo destinado ao registro de observações ou justificativas relacionadas ao documento.
Data e hora Exibe a data e o horário da última atualização do documento.
Aprovar Valida o documento enviado.
Reprovar Rejeita o documento e registra a ação realizada.

Como Utilizar

Anexar um documento
  1. Acesse a subaba Documentos na etapa desejada.

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  1. Clique em Carregar ou arraste o arquivo para a área indicada.
  2. Selecione o documento desejado.
  3. Aguarde a conclusão do upload.
Aprovar um documento
  1. Localize o documento desejado.
  2. Caso necessário, preencha o campo Motivo.
  3. Clique em Aprovar.

O status será atualizado para Aprovado.

Reprovar um documento
  1. Localize o documento desejado.
  2. Informe o motivo da reprovação.
  3. Clique em Reprovar.

O status será atualizado para Reprovado, com registro da justificativa.

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Resultado Esperado

Após a execução das ações:

2.8 Registro

A aba de Registro é utilizada para controlar a fase de formalização legal do imóvel. Por meio dela, você pode evoluir o processo pelas etapas de registro, inserir as informações pertinentes ao cartório e anexar o contrato IF assinado, mantendo o histórico legal do processo organizado.

Como acessar

Para visualizar esta funcionalidade, siga o caminho: Processo > Aba Registro

Como utilizar

  1. Acesse a aba para visualizar em qual etapa de registro o processo se encontra. 

    image.png

  2. Preencha as informações do registro (dados do cartório ou da averbação) conforme a solicitação do sistema.

  3. Evolua o processo para a próxima etapa de registro assim que a fase anterior for concluída. 

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  4. Realize o upload do Contrato IF assinado no campo indicado e salve para garantir que o documento esteja disponível para consulta. 

    image.png

Pontos de atenção

Resultado esperado

O processo será movido para a etapa de registro correta e o documento de formalização estará disponível no sistema, assegurando que o imóvel esteja com a documentação legal em dia e pronta para os próximos passos.

2.9 Entrega de Chaves

A funcionalidade de Entrega de Chaves permite organizar e controlar as etapas finais do processo com o cliente: a vistoria do imóvel e a entrega das chaves.

Por meio dessa funcionalidade, é possível:

O cliente deve utilizar essa funcionalidade quando o processo estiver próximo da finalização, ou seja, quando o imóvel estiver pronto para ser vistoriado e entregue.

Como acessar

Agenda de Trabalho > Processo do Cliente > Aba Entrega de Chaves

image.pngA aba Entrega de Chaves será exibida automaticamente quando o processo atingir a etapa definida nas configurações do empreendimento.

Como utilizar (passo a passo)

O processo de entrega de chaves é dividido em etapas sequenciais:

  1. Agendamento de Vistoria
  2. Conclusão da Vistoria
  3. Autorização
  4. Agendamento de Entrega
  5. Conclusão de Entrega

Cada etapa será liberada conforme o andamento do processo.

Etapas do processo

Etapa 1 — Agendamento de Vistoria

Nesta etapa, o usuário agenda a data e o horário em que a vistoria do imóvel será realizada.

Como utilizar

  1. Acesse a aba Entrega de Chaves
  2. Clique na opção Agendar Vistoria
  3. Selecione a data desejada
  4. Escolha o horário disponível
  5. Selecione o vistoriador responsável
  6. Confirme o agendamento

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Campos
Data da vistoria

Define o dia em que será realizada a vistoria.

Ao preencher:
O sistema exibirá os horários disponíveis.

Horário

Define o horário do atendimento.

Ao preencher:
O horário ficará reservado para aquele processo.

Vistoriador

Define o responsável por acompanhar o cliente.

Ao preencher:
O profissional selecionado será vinculado ao atendimento.

Resultado esperado

Etapa 2 — Conclusão da Vistoria

Após o agendamento e realização da vistoria, esta etapa é utilizada para registrar o resultado da vistoria realizada no imóvel.

Aqui, o usuário informa se a vistoria aconteceu, se foi aprovada e, quando necessário, anexa o termo de vistoria para dar continuidade ao processo.

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Como utilizar

  1. Acesse a etapa Conclusão da Vistoria
  2. Informe se a vistoria foi realizada
  3. Caso tenha sido realizada, informe se a vistoria foi aprovada
  4. Se necessário, anexe o Termo de Vistoria
  5. Clique em Aprovar para continuar
    ou
  6. Clique em Reprovar e informe o motivo

Campos

Vistoria realizada?

Indica se a vistoria do imóvel foi realizada.

Ao selecionar:

A vistoria foi aprovada?

Indica se o imóvel está apto para seguir no processo.

Ao selecionar:

Termo de Autorização / Vistoria

Permite anexar o documento referente à vistoria realizada.

Ao anexar:
O documento ficará registrado no processo.
É necessário Aprovar o Termo, e Finalizar a Vistoria

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⚠️ Pontos de atenção

Resultado esperado

Etapa 3 — Autorização

Nesta etapa, um usuário com permissão específica valida se o processo pode seguir para a entrega de chaves.

Essa etapa funciona como uma liberação formal antes da entrega.

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Como utilizar

  1. Acesse a etapa Autorização
  2. Verifique as informações da vistoria
  3. Clique em Autorizar para liberar a entrega
    ou
  4. Clique em Reprovar caso não seja possível prosseguir

⚠️ Pontos de atenção

Resultado esperado

Etapa 4 — Agendamento de Entrega

Nesta etapa, é definido o dia e horário em que as chaves serão entregues ao cliente.

Como utilizar

  1. Acesse a etapa Agendamento de Entrega
  2. Selecione a data da entrega
  3. Escolha o horário disponível
  4. Confirme o agendamento

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Resultado esperado

Etapa 5 — Conclusão de Entrega

Esta é a etapa final do processo, onde é registrado que as chaves foram entregues ao cliente.

Como utilizar

  1. Acesse a etapa Conclusão de Entrega
  2. Confirme que a entrega foi realizada
  3. Registre as informações necessárias
  4. Finalize o processo

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Resultado esperado

Configurações necessárias antes de utilizar

Antes de utilizar a funcionalidade de entrega de chaves, algumas configurações precisam estar realizadas no sistema.

1) Configuração do modelo de vistoria no empreendimento

Na Gestão de Empreendimentos, é necessário definir:

Também é necessário definir:

2) Cadastro dos usuários responsáveis

É necessário ter usuários cadastrados com os seguintes papéis:

Esses usuários serão utilizados nas equipes.

3) Criação das equipes

Para que o agendamento funcione corretamente, é necessário:

Sem equipe cadastrada, o sistema não permitirá realizar agendamentos.

4) Configuração dos horários

Os horários disponíveis para vistoria e entrega precisam estar previamente cadastrados.

Esses horários são definidos para:

Sem horários configurados, não será possível realizar agendamentos.

Resultado esperado

Ao utilizar corretamente a funcionalidade de Entrega de Chaves: