Gestão de Etapas e Workflow

Visão Geral

A funcionalidade Gestão de Workflow permite criar e administrar fluxos de trabalho utilizados pelo sistema, definindo suas etapas, regras de negócio, integrações e permissões de visualização.

Cada workflow representa um processo composto por diversas etapas, que podem controlar evoluções, disponibilidade de unidades, documentação, notificações, integrações com outros módulos e demais comportamentos do sistema.

Como acessar

Para acessar a funcionalidade:

Acesse as Configurações;
Selecione a opção Gestão de Workflow.

Ao acessar a tela serão exibidos todos os workflows cadastrados.

Tela de Gestão de Workflow

Na tela principal é possível:

Visualizar os workflows cadastrados;
Criar um novo workflow;
Editar um workflow;
Ativar ou inativar um workflow;
Excluir um workflow.

A tela é composta pelos seguintes elementos:

Botão Novo Workflow;
Lista de workflows;
Coluna de status (Ativo/Inativo);
Coluna de ações (Editar e Excluir).

Criando um Workflow

Para criar um novo workflow:

Clique em Novo Workflow.

Preencha os campos abaixo:

Campo	Obrigatório	Descrição
Nome	Sim	Nome que identificará o workflow.
Validade (dias)	Não	Define a validade do workflow.

Clique em Salvar.

Após salvar, será disponibilizada a seção Etapas do Workflow.

Cadastro de Etapas

Cada workflow pode possuir uma ou mais etapas.

Para cadastrar uma etapa:

Acesse o workflow desejado;
Localize a seção Etapas do Workflow;
Clique em Nova Etapa.

Será aberta a janela de cadastro da etapa.

Campos da Etapa

Informações Gerais

Preencha os campos conforme a necessidade do processo.

Campo	Obrigatório	Descrição
Nome	Sim	Nome da etapa.
Cor	Não	Cor utilizada para identificação visual da etapa.
Marca	Sim	Marca vinculada à etapa.
Evolução	Não	Evolução aplicada ao processo.
Disponibilidade de Unidade	Não	Define a disponibilidade da unidade.
Alterar Documentação	Sim	Define se haverá alteração na documentação.
Sigla de Notificação	Não	Sigla utilizada nas notificações.
Padrão de E-mail	Não	Modelo de e-mail enviado automaticamente.

Visualização

É possível definir quais perfis poderão visualizar a etapa através dos campos:

Visualização na Agenda;
Visualização no Filtro.

Os campos permitem selecionar um ou mais perfis.

Integração Prospecta

Caso exista integração com o Prospecta, informe:

Campo	Descrição
ID do Status da Oportunidade	Identificador do status no Prospecta.
ID do Substatus da Oportunidade	Identificador do substatus no Prospecta.

Integração Conecta

Caso exista integração com o Conecta, informe:

Campo	Descrição
ID do Template	Template utilizado pelo Conecta.

Salvando uma Etapa

Após preencher todas as informações:

Clique em Salvar Etapa.

Após o salvamento:

A etapa será vinculada ao workflow;
Ela ficará disponível na listagem de etapas do fluxo.

Ativando ou Inativando um Workflow

Na tela principal, utilize o botão localizado na coluna Ativo para alterar o status do workflow.

Quando um workflow estiver:

Ativo: poderá ser utilizado normalmente;
Inativo: ficará indisponível para utilização.

Excluindo um Workflow

Para excluir um workflow:

Clique no ícone de lixeira;
Confirme a exclusão da operação.

Atenção: esta ação é permanente e não poderá ser desfeita.

O que acontece após o cadastro

Após salvar um workflow ou uma etapa:

As informações são gravadas no sistema;
O workflow passa a aparecer na listagem;
As etapas ficam vinculadas ao fluxo;
As parametrizações passam a ser consideradas pelos processos do sistema;
As integrações configuradas ficam disponíveis para utilização.

Mensagens do Sistema

Sucesso

Mensagem	Significado
Workflow salvo com sucesso	Workflow criado ou atualizado com sucesso.
Etapa salva com sucesso	Etapa cadastrada com sucesso.
Status do workflow atualizado	Status alterado com sucesso.
Workflow removido com sucesso	Workflow excluído definitivamente.

Alertas

Mensagem	Significado
Nenhuma etapa cadastrada neste workflow	O workflow ainda não possui etapas cadastradas.

Boas Práticas

Salve o workflow antes de iniciar o cadastro das etapas.
Organize as etapas seguindo a ordem do processo.
Revise as integrações antes de salvar.
Configure corretamente os perfis de visualização.
Antes de excluir um workflow, verifique se ele não está sendo utilizado em processos ativos.

Glossário

Termo	Definição
Workflow	Fluxo que representa um processo dentro do sistema.
Etapa	Status pertencente ao workflow.
Marca	Agrupador utilizado para organizar as etapas.
Evolução	Situação operacional aplicada ao processo.