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25.1 Configuração de Assinaturas

Visão Geral

ANesta Gestãotela devocê Assinaturasdefine permitequem definirassina os responsáveis pelas assinaturas eletrônicas e estabelecer a sequência de assinatura dos documentos de um empreendimento.

empreendimento

Ae em qual ordem. Existem dois níveis de configuração:

  • personalizar

    Nível

    Para que serve

    Empreendimento

    Regra padrão, pode ser aplicada de forma geral ao empreendimento ou individualmenteusada por tipo de documento, conforme a necessidade.

    Quando utilizar:

    • Ao configurartodos os responsáveis pelas assinaturas eletrônicas de um novo empreendimento.

    • Ao definir ou alterar a ordem de assinatura dos documentos.

    • Ao adicionar, editar ou remover signatários.

    • Ao personalizar as regras de assinatura de um documento específico.

    Benefícios:

    • Organização dos signatários e da sequência de assinatura.

    • Padronização das regras de assinatura dos documentos do empreendimento. É sempre o primeiro passo.

    PossibilidadeDocumento

    de    		 as

    Regra configuraçõesespecífica porpara um tipo de documento.

    documento

    Antes de Começar

    Para utilizar a funcionalidade, é necessário:

    • Possuir um parceiro de assinatura eletrônica previamente configurado e vinculado ao empreendimento.

    • Ter o empreendimento cadastrado no sistema.

    Como Acessar

    1. No menu lateral, acesse o módulo Vendas.

    2. Selecione a opção Gestão de Assinaturas.

    image.png

    1. No campo de seleção de empreendimento, escolha o empreendimento desejado.

    image.png

    1. Aguarde o carregamento das configurações e das opções disponíveis.

    Entendendo a Tela

    Após selecionar um empreendimento, são exibidas as informações e opções para gerenciar as configurações de assinatura.

    image.png

    Parceiro de Assinatura

    Identifica o parceiro de assinatura eletrônica vinculado ao empreendimento, como D4SIGN ou CLICKSIGN.

    Os campos e as opções disponíveis durante o cadastro e a edição variam conforme o parceiro utilizado.

    Aba Empreendimento

    Apresenta as configurações gerais de assinatura do empreendimento.

    Permite cadastrar as regras de assinatura que poderão ser utilizadas como referência para os documentos vinculados ao empreendimento.

    Aba Documento

    Apresenta as configurações de assinatura individualizadas por tipo de documento, como(ex.: Termo de Aditivo, Termo de Distrato, Laudo de Vistoria,Vistoria). TermoSó altera aquele documento.

    Antes de Propostacomeçar, econfira

    Projetos.

      Permite

    • O consultarempreendimento eestá personalizarcadastrado asno regrassistema.
    • O empreendimento tem um parceiro de assinatura eletrônica (D4SIGN, CLICKSIGN ou DOCUSIGN) já configurado e vinculado.

    Passo 1 – Abra a tela de cadaGestão documento,de semAssinaturas

    alterar
      automaticamente
    1. No menu lateral do módulo Vendas, clique na engrenagem (Configurações).
    2. Clique em Gestão de Assinaturas.

    image.png

     

    1. No canto superior direito, escolha o empreendimento e aguarde a tela carregar.

    image.png

     

    Passo 2 – Conheça a tela

    No topo aparece o parceiro de assinatura do empreendimento; os campos para preencher mudam conforme o parceiro. Abaixo ficam as configuraçõesabas dos demais.

    BotõesEmpreendimento e açõesDocumento disponíveis

    e os signatários já cadastrados.

    image.png

     

    Botão

    O que faz

    NOVA CONFIGURAÇÃO EMPREENDIMENTO

    Abre a janela de cadastro deCria uma nova configuração geralregra de assinatura (para o empreendimento.empreendimento ou para um documento, conforme a aba aberta).

    NOVALápis CONFIGURAÇÃO DOCUMENTO(azul)

    Abre a janela de cadastro deEdita uma configuraçãoo: designatários, assinaturagrupos específicae para um tipo de documento.ordem.

    image.png

    ObservaçLixeira (vermelha)

    Remove a configuração:o. SóO ésistema possívelpede cadastrarconfirmação umaantes.

    Lupa

    Apenas na CLICKSIGN: confere se o signatário existe na plataforma, usando a Key dele.

    Passo 3 – Crie a configuração dedo Documento, após ter uma configuração para o Empreendimento.

    empreendimento

    ÍconeEsta de lápis — Editar configuração

    Permite editar uma configuração existente, incluindoé a ordemregra depadrão. assinatura, os grupos e os dados dos signatários.

    Ícone de lixeira — Remover configuração

    Permite solicitar Faça remoçãoisso de uma configuração de assinatura existente. A exclusão exige confirmação.

    Ícone de lupa — CLICKSIGN

    Permite consultar a identificação de um signatário na plataforma ClickSign utilizando a Key informada.

    Funcionalidades

    1. Cadastrar configuração de assinatura do empreendimento

    Permite definir os signatários e a ordem de assinatura que serão utilizados como configuração geral do empreendimento.

    Como utilizar:primeiro.

    1. Selecione o empreendimento desejado.

    2. AcesseAbra a aba Empreendimento.

      3. e

    3. Cliqueclique em NOVA CONFIGURAÇÃO EMPREENDIMENTO.

    4. Em

      PreenchaOrdem de Assinatura, defina quem assina em 1º, 2º, 3º... Use Adicionar Posição para incluir mais posições.

    5. Em Signatários, clique em Inserir Signatário e preencha os campos solicitados conforme o parceirodados de assinaturacada utilizado.

      pessoa.

    6. Adicione os grupos e os signatários necessários.

    7. Defina a ordem em que os grupos deverão assinar.

    8. Clique em Salvar.

    image.pngimage.png

     

    1. O

      Casosistema sejapergunta exibidase a solicitaçãoregra dedeve vinculaçãovaler aospara documentos,todos escolhaos uma das opções:

      documentos:

      • Sim, vincular!: aplica a configuraçãoregra a todastodos as categorias deos documentos do empreendimento que necessitamprecisam de assinatura.

      • Não, configurar depois!: mantémsalva a configuraçãregra, mas não semaplica realizarnos adocumentos vinculação automática aos documentos.

        agora.

    image.pngimage.png

    Após salvar,

    uma

    Pronto! Uma mensagem de confirmação será exibidaaparece no canto superior direito da tela.direito.

    2.

    Dica: Cadastrarconfira configuraçãoa ordem de assinatura por documento

    Permite definir regras específicasantes de assinaturasalvar. Se escolher Sim, vincular!, a mesma ordem vale para determinadotodos tipoos documentos.

    Passo 4 – Personalize um documento (opcional)

    Use quando um documento precisa de documento.

    signatários

    Comoou utilizar:ordem diferentes do padrão.

    1. Selecione o empreendimento desejado.

    2. AcesseAbra a aba Documento.

      3. e

    3. Cliqueclique em NOVA CONFIGURAÇÃO DOCUMENTO.

    [img] Janela de cadastro da configuração específica de um documento.

    1. Preencha os campos solicitados.

    2. Escolha

      Adicioneo documento, adicione os grupos e os signatários necessários.

      e defina a ordem.

    3. Defina a ordem de assinatura.

    4. Clique em Salvar.

    Aimage.png

     

    Importante: este botão só funciona depois que o empreendimento já tem uma configuração ficará(Passo associada3). ao documento selecionado.

    As alteraçAlterações realizadasfeitas nessaaqui valem só para aquele documento; os demais não mudam.

    Tarefas do dia a dia

    Adicionargrupos

  • Salve

    a configuração.

    O nome ou a chave do grupo é obrigatório.

    4. Adicionar signatários

    Permite cadastrar as pessoas responsáveis por assinar os documentos.

    assinarosdocumentos.

  • Quero...

    Como fazer

    Adicionar um signatário

    Clique no lápis da configuração são> individuaisInserir eSignatário não> modificampreencha automaticamenteos asdados regras> dos demais documentos.Salvar.

    3.

    Criar um grupo de signatários

    Permite organizar os signatários em grupos para definir a sequência de assinatura.

    Como utilizar:

      Na janela de configuração, localize a seção Grupos de Signatários.

    1. Cliqueclique em Adicionar Grupo.

      ,
      2. dê um

      [img]nome Seção(obrigatório), Gruposinclua deas Signatáriospessoas e botão Adicionar Grupo.

      1. Informe o nome ou a chave do grupo, conforme os campos apresentados.

      2. Adicione os signatários ao grupo.

      3. Definadefina a posição do grupo na ordem de assinatura.grupo.

      Como utilizar:

      1. Acesse a configuração desejada.

      2. Selecione o grupo correspondente.

      3. Clique no botão verde Inserir Signatário.

      [img] Botão Inserir Signatário e campos para preenchimento dos dados.

      1. Preencha os dados solicitados conforme o parceiro de assinatura.

      2. Defina o papel do signatário, quando aplicável.

      3. Repita o procedimento para incluir os demais signatários.

      4. Salve a configuração.

      5. AlterarMudar a ordem de assinatura

      PermiteClique reorganizarno alápis sequência> reorganize as posições em queOrdem de Assinatura > Salvar.

      Corrigir dados de alguém

      Clique no lápis > altere os gruposdados ou> signatáriosSalvar.

      deverão

      ComoExcluir utilizar:uma configuração

        Clique na lixeira > Sim, Remover! (ou Cancelar para desistir).

        Conferir signatário na CLICKSIGN

        Abra a configuração desejada> para edição.

      1. Localize os campos de ordenação.

      2. Reorganize os grupos ou as posições de assinatura conformeinforme a sequênciaKey desejada.

        >

      3. Salve a configuração.

        4. [img] Campos ou controles utilizados para reorganizar a ordem de assinatura.

        A ordem deve ser conferida antes de salvar, garantindo que os responsáveis estejam posicionados corretamente.

        6. Editar configuração existente

        Permite atualizar os dados dos signatários, os grupos e a ordem de assinatura de uma configuração já cadastrada.

        Como utilizar:

        1. Localize a configuração desejada.

        2. Clique no ícone de lápis.

        [img] Ação de edição de uma configuração existente.

        1. Realize as alterações necessárias.

        2. Clique em Salvar.

        Quando a edição ocorrerclique na aba Documento, as alterações serão restritas ao tipo de documento correspondente.

        7. Remover configuração de assinatura

        Permite excluir uma configuração existente.

        Como utilizar:

        1. Localize a configuração que deseja remover.

        2. Clique no ícone de lixeira.

        3. Confira a mensagem de confirmação.

        [img] Mensagem de confirmação da remoção da configuração de assinatura.

        1. Clique em Sim, Remover! para confirmar a exclusão ou em Cancelar para interromper a operação.

        Após a remoção, a configuração excluída deixa de estar disponível. Caso não exista outra configuração aplicável, a tela poderá apresentar um aviso informando a ausência de configuração de assinatura.

        8. Identificar signatário na CLICKSIGN

        Permite consultar a identificação de um signatário utilizando a Key informada na configuração.

        Como utilizar:

        1. Acesse a configuração do signatário.

        2. Informe a Key correspondente.

        3. Clique no ícone de lupa.

        4. Confira o resultado apresentado.

        [img] Campo Key, ícone de lupa e resultado da identificação do signatário.

        Caso o signatário não seja identificado, verifique se a Key está correta e cadastrada na plataforma ClickSign.

        Como Preencher as Informações

        Os campos disponíveis variam conforme o parceiro de assinatura eletrônica vinculado ao empreendimento.

        Campos do parceiro D4SIGN

        CampoDescrição
        Ordem de AssinaturaDefine a sequência em que os grupos deverão assinar. Pode apresentar posições como 1ª Posição e 2ª Posição, além de opções como Proponente e os grupos cadastrados.
        Nome/chave do grupoIdentifica o grupo de signatários. O preenchimento é obrigatório.
        NomeNome da pessoa responsável pela assinatura.
        E-mailEndereço de e-mail do signatário.
        TelefoneTelefone de contato do signatário.
        Assina ComoDefine o papel do signatário, conforme as opções disponíveis, como parte, testemunha ou interveniente.

        [img]Atenção: Formuláriose devocê excluir a única configuração do empreendimento, ele fica sem regra de signatáriosassinatura.

        do

        O que preencher em cada parceiro D4SIGN.

        Campos do parceiro CLICKSIGND4SIGN

        Campo

        		 Descrição

        O que informar
        Access Token

        Ordem de Assinatura

        		 Token de

        Quem acessoassina utilizadoem nacada configuraçposição do(1ª, parceiro.2ª...), ex.: Proponente ou um grupo cadastrado.
        Assina Como

        Nome/chave do grupo

        		 Define o papel

        Nome do grupo de signatário,rios. conformeObrigatório.

        as opções disponíveis, como Vendedor ou Testemunha.
        Key

        Nome, E-mail, Telefone

        		 Chave

        Dados de contato da pessoa que vai assinar.

        Assina Como

        Papel da pessoa: parte, testemunha ou interveniente.

        CLICKSIGN

        Campo

        O que informar

        Access Token

        Token de acesso do parceiro.

        Key

        Código que identifica o signatário cadastradodentro na plataformada ClickSign.
        Tipo de

        Assina AssinaturaComo

        		 Define o

        Papel mododa depessoa, assinatura,ex.: podendo ser Assinatura ManualVendedor ou AssinaturaTestemunha.

        Automática.

        Tipo de Assinatura

        Manual (a pessoa assina) ou Automática (o sistema assina).

        Secret Key

        Chave de segurançaa. utilizadaSó quandoé opedida tipo dena assinatura selecionadoAutomática.

        é Assinatura Automática.

        [img] Formulário de configuração de signatários do parceiro CLICKSIGN.

        Regras de Negócio

        1. Vínculo com o empreendimento: a configuração de assinatura é realizada considerando o empreendimento selecionado.

        2. Parceiro previamente configurado: o empreendimento deve possuir um parceiro de assinatura eletrônica configurado e vinculado.

        3. Campos específicos por parceiro: os campos apresentados durante o cadastro e a edição variam conforme o parceiro de assinatura utilizado.

        4. Obrigatoriedade do grupo: o nome ou a chave do grupo deve ser preenchido. Caso contrário, o navegador solicitará o preenchimento antes de permitir a continuidade.

        5. Ordem de assinatura: a sequência dos grupos e das posições de assinatura deve ser definida conforme o fluxo desejado.

        6. Vinculação aos documentos: ao salvar uma configuração geral do empreendimento, é possível optar por replicá-la para todas as categorias de documentos que necessitam de assinatura.

        7. Configuração sem vinculação automática: ao selecionar Não, configurar depois!, a vinculação automática aos documentos não é realizada naquele momento.

        8. Personalização por documento: as configurações da aba Documento são individuais por tipo de documento. Alterações ou remoções realizadas nessa aba não modificam automaticamente os demais documentos.

        9. Identificação na CLICKSIGN: a consulta do signatário depende da Key informada. Se a identificação não for encontrada, a chave deve ser conferida.

        10. Assinatura automática na CLICKSIGN: o campo Secret Key é utilizado quando o tipo de assinatura selecionado é Assinatura Automática.

        11. Confirmação de exclusão: a remoção de uma configuração exige confirmação do usuário.

        12. Ausência de configuração: quando não houver configuração de assinatura vinculada ao empreendimento, a tela poderá apresentar um aviso correspondente.

        13. Ausência de signatários: quando o parceiro estiver definido, mas não houver signatários configurados para o empreendimento, será exibido um aviso orientando a inclusão ou a configuração dos signatários.

        Mensagens

        DOCUSIGN

        configuração vai
        Mensagem

        Campo

        		 Significado Como

        O procederque informar
        Configuraç

        Posição de(1ª, assinatura2ª, salva3ª...)

        com sucesso.        		 A configuraç

        Quem assina em cada posição: Proponente, Corretor ou Personalizado (engloba Testemunha, Vendedor e Parte). Use Adicionar Posição geralpara deincluir assinaturamais.

        do empreendimento foi salva.        		Nenhuma ação adicional é necessária.
        Configuração de

        Ignorar documentoSignatários salvaVazios

        com sucesso.        		 A configuraçã

        Sim ou Não: define se as posições sem signatário preenchido são específicaignoradas.

        do documento foi salva.        		Nenhuma ação adicional é necessária.
        Configuraç

        Verificar Identidade

        Opcional. Marque para exigir a verificação de assinatura do documento removida com sucesso.

        		A configuraçãoidentidade de assinaturaquem doassina.

        documento foi removida.        		Nenhuma ação adicional é necessária.
        Deseja utilizar

        WorkflowId

        essa

        Identificador do fluxo de signatárioassinatura parano todosDocuSign.

        os documentos vinculados a este empreendimento?        		Solicita a confirmação da aplicação da configuração geral aos documentos do empreendimento.Clique em Sim, vincular! para aplicar a configuração ou em Não, configurar depois! para adiar a vinculação.
        Remover configuração

        Nome dee assinatura?Nome ACompleto

        configuração de assinatura deste documento será removida.        		 Solicita a

        Nome confirmaçãocurto e nome completo da exclusãopessoa daque configuração.

        		 Cliqueassinar.

        em Sim, Remover! para confirmar ou em Cancelar para interromper a operação.

        E-mail

        E-mail do signatário.

        CPF

        CPF do signatário.

        Tipo (Assina Como)

        Papel da pessoa na assinatura, ex.: Vendedor ou Testemunha.

        Apareceu um aviso? Veja o que fazer

        Aviso na tela

        O que fazer

        Nenhuma configuração de assinatura eletrônica vinculada a este empreendimento.

        		 Indica que

        Crie o empreendimento selecionado não possuia configuração de assinatura cadastrada.

        		Cliqueclicando em NOVA CONFIGURAÇÃO EMPREENDIMENTO para(Passo cadastrar3).

        uma configuração.

        Nenhum signatário configurado para este empreendimento.

        		 Indica que o parceiro está definido, mas não há signatários configurados para o empreendimento.Acesse

        Abra a configuração (lápis) e adicione os signatáriosrios.

        necessários.

        Não foi possível identificar o signatário pela Key informada.

        		 A Key informada para o signatário não foi identificada na ClickSign.

        Confira se a Key está correta e se a pessoa está cadastrada na plataformaClickSign.

        ClickSign.

        O navegador pede para preencher um campo ao salvar.

        Preencha o nome/chave do grupo, que é obrigatório.

        Observações

        Mensagens

          como
        • "Configuração

          Antessalva decom salvar,sucesso" confiraou "removida com sucesso" apenas confirmam a ordemação. dosNão gruposé epreciso dasfazer posições de assinatura.nada.

        • Ao selecionar Sim, vincular!, a mesma regra será aplicada a todos os documentos do empreendimento que necessitam de assinatura.

        • As alterações realizadas na aba Documento são específicas para o tipo de documento correspondente.

        • A exclusão de uma configuração pode resultar na ausência de regras de assinatura para o empreendimento ou documento.

        • Os procedimentos para dúvidas adicionais ou erros persistentes são [A definir].

        Glossário

        TermoDescrição
        D4SIGNPlataforma parceira de assinatura eletrônica utilizada na configuração das assinaturas.
        CLICKSIGNPlataforma parceira de assinatura eletrônica utilizada na configuração das assinaturas.
        KeyChave identificadora do signatário cadastrado na ClickSign.
        Secret KeyChave de segurança utilizada na configuração de assinaturas automáticas na ClickSign.

        Histórico de Alterações

        DataVersãoDescriçãoResponsável
        [A definir][A definir][A definir][A definir]
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