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2.9 Entrega de Chaves

A funcionalidade de Entrega de Chaves permite organizar e controlar as etapas finais do processo com o cliente: a vistoria do imóvel e a entrega das chaves.

Por meio dessa funcionalidade, é possível:

  • Agendar a vistoria do imóvel
  • Definir data e horário do atendimento
  • Selecionar o vistoriador responsável
  • Registrar o resultado da vistoria
  • Autorizar a entrega das chaves
  • Realizar o agendamento da entrega

O cliente deve utilizar essa funcionalidade quando o processo estiver próximo da finalização, ou seja, quando o imóvel estiver pronto para ser vistoriado e entregue.

Como acessar

Agenda de Trabalho > Processo do Cliente > Aba Entrega de Chaves

image.pngA aba Entrega de Chaves será exibida automaticamente quando o processo atingir a etapa definida nas configurações do empreendimento.

Como utilizar (passo a passo)

O processo de entrega de chaves é dividido em etapas sequenciais:

  1. Agendamento de Vistoria
  2. Conclusão da Vistoria
  3. Autorização
  4. Agendamento de Entrega
  5. Conclusão de Entrega

Cada etapa será liberada conforme o andamento do processo.

Etapas do processo

Etapa 1 — Agendamento de Vistoria

Nesta etapa, o usuário agenda a data e o horário em que a vistoria do imóvel será realizada.

Como utilizar

  1. Acesse a aba Entrega de Chaves
  2. Clique na opção Agendar Vistoria
  3. Selecione a data desejada
  4. Escolha o horário disponível
  5. Selecione o vistoriador responsável
  6. Confirme o agendamento

image.png

Campos
Data da vistoria

Define o dia em que será realizada a vistoria.

Ao preencher:
O sistema exibirá os horários disponíveis.

Horário

Define o horário do atendimento.

Ao preencher:
O horário ficará reservado para aquele processo.

Vistoriador

Define o responsável por acompanhar o cliente.

Ao preencher:
O profissional selecionado será vinculado ao atendimento.

Resultado esperado

  • A vistoria ficará agendada
  • O horário será reservado
  • O vistoriador será definido
  • O processo seguirá para a etapa de conclusão da vistoria

Etapa 2 — Conclusão da Vistoria

Após o agendamento e realização da vistoria, esta etapa é utilizada para registrar o resultado da vistoria realizada no imóvel.

Aqui, o usuário informa se a vistoria aconteceu, se foi aprovada e, quando necessário, anexa o termo de vistoria para dar continuidade ao processo.

image.png

Como utilizar

  1. Acesse a etapa Conclusão da Vistoria
  2. Informe se a vistoria foi realizada
  3. Caso tenha sido realizada, informe se a vistoria foi aprovada
  4. Se necessário, anexe o Termo de Vistoria
  5. Clique em Aprovar para continuar
    ou
  6. Clique em Reprovar e informe o motivo

Campos

Vistoria realizada?

Indica se a vistoria do imóvel foi realizada.

Ao selecionar:

  • Sim: Será possível informar o resultado da vistoria
  • Não: Será necessário realizar um novo agendamento

A vistoria foi aprovada?

Indica se o imóvel está apto para seguir no processo.

Ao selecionar:

  • Sim: O processo poderá seguir para autorização
  • Não: Será necessário informar o motivo da reprovação

Termo de Autorização / Vistoria

Permite anexar o documento referente à vistoria realizada.

Ao anexar:
O documento ficará registrado no processo.
É necessário Aprovar o Termo, e Finalizar a Vistoria

image.png

⚠️ Pontos de atenção

  • Caso a vistoria seja reprovada, é obrigatório informar o motivo
  • Após os ajustes solicitados, será necessário realizar um novo agendamento de vistoria
  • O anexo do termo pode ser obrigatório conforme a regra do empreendimento

Resultado esperado

  • O resultado da vistoria será registrado
  • O documento poderá ser anexado
  • O processo seguirá para autorização ou novo agendamento

Etapa 3 — Autorização

Nesta etapa, um usuário com permissão específica valida se o processo pode seguir para a entrega de chaves.

Essa etapa funciona como uma liberação formal antes da entrega.

image.png

Como utilizar

  1. Acesse a etapa Autorização
  2. Verifique as informações da vistoria
  3. Clique em Autorizar para liberar a entrega
    ou
  4. Clique em Reprovar caso não seja possível prosseguir

⚠️ Pontos de atenção

  • Apenas usuários com a permissão de autorização habilitada podem realizar esta etapa
  • Sem autorização, não será possível agendar a entrega de chaves
  • A vistoria deve estar aprovada para seguir

Resultado esperado

  • O processo será liberado para entrega de chaves
  • O próximo passo será o agendamento da entrega

Etapa 4 — Agendamento de Entrega

Nesta etapa, é definido o dia e horário em que as chaves serão entregues ao cliente.

Como utilizar

  1. Acesse a etapa Agendamento de Entrega
  2. Selecione a data da entrega
  3. Escolha o horário disponível
  4. Confirme o agendamento

[img]

Resultado esperado

  • A entrega de chaves ficará agendada
  • O horário será reservado
  • O processo seguirá para a conclusão da entrega

Etapa 5 — Conclusão de Entrega

Esta é a etapa final do processo, onde é registrado que as chaves foram entregues ao cliente.

Como utilizar

  1. Acesse a etapa Conclusão de Entrega
  2. Confirme que a entrega foi realizada
  3. Registre as informações necessárias
  4. Finalize o processo

[img]

Resultado esperado

  • A entrega das chaves será registrada
  • O processo será finalizado
  • O histórico ficará salvo no sistema

Configurações necessárias antes de utilizar

Antes de utilizar a funcionalidade de entrega de chaves, algumas configurações precisam estar realizadas no sistema.

1) Configuração do modelo de vistoria no empreendimento

Na Gestão de Empreendimentos, é necessário definir:

  • Se a vistoria e a entrega de chaves serão realizadas juntas
    ou
  • Se serão realizadas separadamente

Também é necessário definir:

  • A partir de qual etapa será exibida a aba Entrega de Chaves

2) Cadastro dos usuários responsáveis

É necessário ter usuários cadastrados com os seguintes papéis:

  • Gestor de Vistoria
  • Vistoriador

Esses usuários serão utilizados nas equipes.

3) Criação das equipes

Para que o agendamento funcione corretamente, é necessário:

  • Criar a equipe de vistoria
  • Criar a equipe de entrega de chaves
  • Vincular o gestor
  • Vincular os vistoriadores

Sem equipe cadastrada, o sistema não permitirá realizar agendamentos.

4) Configuração dos horários

Os horários disponíveis para vistoria e entrega precisam estar previamente cadastrados.

Esses horários são definidos para:

  • Vistoriadores
    ou
  • Gestores de vistoria

Sem horários configurados, não será possível realizar agendamentos.

Resultado esperado

Ao utilizar corretamente a funcionalidade de Entrega de Chaves:

  • A vistoria será agendada e registrada
  • O resultado da vistoria será controlado
  • A autorização será validada
  • A entrega das chaves será organizada
  • O processo será finalizado de forma segura e rastreável
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