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10.1 Criando automação

Automação no Dommus — Guia Prático

Este guia te ajuda a criar, explicar e padronizar uma automação e vamos usar de exemplo o controle de visitas no Prospecta. A ideia é tornar o fluxo de visitas previsível e rastreável, reduzindo trabalho manual e evitando perdas de oportunidade.

Visão geral

  • Quando o corretor agenda uma visita: a Oportunidade (OPV) muda para Etapa: Visita agendada.

  • Após a visita: a automação evolui a OPV para Visita realizada ou Visita não realizada conforme o resultado registrado.

  • Extras opcionais: criação de atividade/atendimento, atribuição de responsável (gerente/corretor), prazos e notificações.

Benefícios: padroniza o funil, melhora o acompanhamento, gera histórico automático e reduz retrabalho.

Pré‑requisitos

  • Funil com etapas (ou equivalentes) para Visita agendada, Visita realizada e Visita não realizada.

Fluxo sugerido

  1. Agendamento feito pelo corretor → OPV vai para Visita agendada.

  2. Resultado da visita registrado (atividade ou formulário):

    • Se compareceu → Visita realizada.

    • Se não compareceu → Visita não realizada.

Passo a passo para criar a automação

Acesse Configurações → Automações → (+) para abrir Nova automação. A tela é dividida em etapas. 

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1) Definir o tipo de automação

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Preencha Nome (ex.: Controle de Visitas — Agendamento & Resultado) e escolha o Tipo, conforme a ação principal desejada:

  • Enviar para atendimento

  • Enviar dados de oportunidade

  • Evolução de etapa ✅ (o mais comum neste fluxo)

  • Informar desistência

  • Registro de atividade

  • Registro de etiqueta

Dica: Você pode criar duas automações complementares — uma para colocar em Visita agendada e outra(s) para o resultado (realizada/não realizada).

2) Em quais etapas a OPV precisa estar

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Selecione o Funil e marque a etapa de origem onde a automação pode rodar. Exemplos:

  • Para agendamento → etapas de pré‑atendimento/qualificação.

  • Para resultado da visita → Visita agendada (como etapa de origem).

3) Ação executada

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Escolha o que a automação fará. Exemplos úteis:

  • Evoluir etapa para Visita agendada, Visita realizada ou Visita não realizada.

  • Registro de atividade: Visita, Telefonema, Tarefa de follow‑up.

  • Responsável: selecione Gerente ou Corretor conforme sua política.

Padrão recomendado: ao agendar, além de evoluir a etapa, crie uma atividade de Visita com data/hora e atribua ao corretor.

4) Gatilhos que disparam a automação

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Defina o evento que ativa a automação. Opções comuns:

  • Upload de anexo (ex.: enviar RG do visitante ativa “Visita agendada”).

  • Registro de pendência.

  • Preenchimento de campo de qualificação.

  • Preenchimento de campo do cadastro de envolvido.

  • Registro de atividade (ex.: registrar Visita realizada ativa a evolução de etapa).

  • Criação de OPV.

  • Evolução de oportunidade para etapa.

Exemplo prático: Escolha Registro de atividade → tipo = Visita e use o resultado da atividade como condição para mover para Visita realizada ou Visita não realizada.

5) Quando executar (imediata ou agendada)

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  • Imediata: assim que o gatilho ocorrer.

  • Agendada: em uma data/hora ou atraso específico (ex.: “mudar para não realizada se em 24h não houver confirmação de comparecimento”).

6) Condicionantes obrigatórias

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Adicione regras para tornar a automação segura e precisa. Exemplos:

  • Campo obrigatório preenchido (data/hora da visita).

  • Responsável definido (corretor atribuído).

  • Sem visita registrada nas últimas X horas (evita duplicidade).

  • Resultado = Compareceu / Não compareceu.

Exemplo completo

Objetivo: Automatizar o ciclo completo de visitas — agendamento, realização e não realização.

Automação A — Agendamento

  • Tipo: Evolução de etapa

  • Etapas de origem: Qualificação / Prospecção

  • Ação:

    • Evoluir para Visita agendada

    • Registrar Atividade: Visita (com data/hora)

    • Responsável: Corretor

  • Gatilho: Preenchimento do campo Data/Hora da Visita OU Registro de atividade do tipo Visita (agendada)

  • Execução: Imediata

  • Condição: Data/hora informadas e corretor atribuído

Automação B — Visita realizada

  • Tipo: Evolução de etapa

  • Etapas de origem: Visita agendada

  • Ação:

    • Evoluir para Visita realizada

    • Registrar Atividade: Follow‑up + criar Tarefa em 24h

  • Gatilho: Registro de atividade Visita com Resultado = Compareceu

  • Execução: Imediata

  • Condição: Campo Resultado da Visita = Compareceu

Automação C — Visita não realizada

  • Tipo: Evolução de etapa

  • Etapas de origem: Visita agendada

  • Ação:

    • Evoluir para Visita não realizada

    • Registrar Atividade: Reagendar + Telefonema em 2h

  • Gatilho: Registro de atividade Visita com Resultado = Não compareceu OU ausência de confirmação após X horas

  • Execução: Imediata (ou agendada para 24h após a visita)

  • Condição: Sem atividade de comparecimento registrada no período

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